A KriaEventos enquanto organizadora profissional de Kongressos
e Eventos, assegura a organização e coordenação
de Congressos, Convenções, Colóquios, Conferências,
Workshops, Acções de Formação e Divulgação
e Reuniões Profissionais, através da concepção,
planeamento e execução de todas as tarefas necessárias.
Na definição personalizada de cada modelo de intervenção,
a KriaEventos visa atingir, juntamente com os seus clientes, a optimização
dos recursos necessários à realização do evento.
Ao estabelecer parcerias com os mais variados prestadores de serviços
especializados, a KriaEventos assegura a máxima rentabilidade conjugando
a vertente técnica e económica, privilegiando a qualidade!
A equipa da KriaEventos é constituída por um conjunto de colaboradores
jovens, profissionais qualificados (Congress Managers), com formação
específica em Protocolo garantindo a qualidade dos serviços prestados.
Concepção e gestão do evento
- Concepção, planeamento, organização e divulgação
do evento;
- Consultoria e apoio técnico em todas as fases do evento;
- Apoio ao nível da angariação de fundos e da obtenção
de patrocínios;
- Planeamento do Programa: assistência ao nível da criação
e gestão das fichas de inscrição para o evento, hotéis
e “abstract forms”;
- Apoio à gestão financeira do evento (abertura de contas,
pagamentos electrónicos, etc);
Marketing e design do evento
- Desenvolvimento do plano de marketing e promoção, nomeadamente,
definição de objectivos e estratégias, concepção
e produção de material promocional e publicitário;
- Contactos com os órgãos de Comunicação Social,
para divulgação do evento e realização de Conferências
de Imprensa;
- Criação de anúncios;
- Elaboração e difusão de «Press Release»;
- Edição do «Jornal Diário» do evento;
- Concepção dos elementos gráficos do evento em geral,
nomeadamente do(s) Logotipo(s);
- Design e produção (impressão) de cartazes, programas,
formulários de inscrição, formulários de comunicações,
livros de resumos/comunicações, convites para almoços/jantares
de trabalho, entre outros;
- Impressão de certificados de presença para participantes
e diplomas para prelectores;
Selecção e gestão dos espaços
para realização do evento
- Estudo prévio do formato e participantes do evento, para posterior
selecção dos espaços adequados;
- Apresentação ao cliente dos vários espaços
possíveis;
- Reserva do(s) espaço(s) pretendido(s);
- Estudo das áreas e sua distribuição e organização
de acordo com as acções a desenvolver;
- Decoração do espaço – concepção
de projectos de stands, expositores, arranjos florais, lettering, etc;
- Montagem de todo o tipo de equipamento/mobiliário necessário
à realização do evento (meios audiovisuais, informáticos,
equipamento de interpretação simultânea, entre outros);
- Instalação de um Business Center de apoio ao evento;
- Sinalização de todo o espaço;
- Montagem de painéis para exposição de posters,trabalhos
e comunicações livres.
Secretariado
- Elaboração e coordenação de «mailings»;
- Gestão e processamento informatizado de todas as inscrições;
- Impressão e distribuição dos crachás de identificação
dos participantes, prelectores e organizadores;
- Elaboração de relatórios ao longo de todas as fases
do evento;
- Apoio generalizado à Comissão Organizadora;
- «Reception Desk» informatizado durante o decurso do evento;
- Contactos com instituições, patrocinadores, prelectores e
participantes;
- Elaboração e distribuição de diplomas e certificados
de participação no evento;
- Recepção e distribuição aos participantes da
documentação do evento (trabalhos, folhetos, prelecções,
resumos, etc...)
Hospedeiras
- Disponibilização de um serviço de hospedeiras qualificadas
para eventos de dimensões e natureza diversas;
- Aconselhamento quanto ao número e características das hospedeiras
consoante o tipo de evento;
- Selecção de hospedeiras e hospedeiros qualificados, multilingues,
com apresentação cuidada e boa capacidade de comunicação;
Alojamento
- Pré-selecção de Hotéis – 3, 4 e 5 estrelas;
- Apresentação de várias opções para alojamento;
- Negociação de preços e condições;
- Elaboração de «rooming-lists;
- Gestão e processamento informatizado da distribuição
de participantes por Hotel;
- «Welcome Reception» em todos os hotéis seleccionados
para recepção e encaminhamento de participantes e prelectores.
Transferes
- Análise e selecção dos transferes necessários;
- Organização do serviço de «shuttles» de
apoio;
- Planeamento «Schedule» dos transferes;
- Disponibilização de transferes pessoais para oradores e participantes
«VIP» em veículos de Classe A, com motorista multilingue;
- Organização das viagens dos participantes, prelectores e
acompanhantes.
Catering
- Análise das necessidades do evento na área da restauração;
- Pré-selecção e proposta do fornecedor mais adequado;
- Selecção de ementas ;
- Supervisão da qualidade e eficiência dos serviços contratados.
Programa social
- Organização de «Tours» para acompanhantes e participantes;
- Organização de programas lúdicos para acompanhantes;
- Organização de actividades culturais;
- Planeamento e reserva do programa social.
Tecnologias da informação
- Elaboração da página do evento para promoção
do mesmo via internet;
- Disponibilização de formulários de inscrição
e pagamentos on-line;
- Fornecimento de todo o equipamento audiovisual (écrans, retroprojectores,
videos, «flip-charts», projectores de slides, microfones de lapela,
etc);
- Disponibilização dos meios informáticos (hardware
e software) e respectivo apoio técnico especializado;
- «Televoters»: equipamamento para votação em simultâneo
por I.R., de resposta simples ou múltipla com projecção
imediata dos resultados.
Interpretação em simultâneo
- Planeamento e coordenação dos serviços de interpretação
simultânea;
- Tradução de documentação diversa;
- Montagem de cabinas de interpretação e disponibilização
de equipamento de apoio;
- Tradução/interpretação em qualquer idioma.
Brindes e material diverso
- Pastas especialmente concebidas para cada evento;
- Painéis indicativos e para exposições;
- Cabanas de mesa para identificação de todos os prelectores;
- Brindes diversos criados de acordo com o carácter do evento com
o respectivo logotipo, a definir pela Comissão Organizadora.
Programa científico
- Orientação na definição das directivas gerais
do programa científico;
- Tratamento de requisitos especiais dos prelectores;
- Troca de comunicações/informações com os prelectores;
- Definição de prazos para recepção das comunicações;
- Definição de critérios para distribuição
de comunicações;
- Contactos com o Comité Científico do Evento;
- Produção e divulgação de Abstractos.
Exposição Técnica / Elaboração
de stands
- Avaliar a possibilidade de uma exposição técnica;
- Definir e contactar espaço para a realização de uma
exposição Técnica / Comercial;
- Definir e contactar os principais expositores e colaboradores;
- Produção e distribuição e um Caderno de Encargos
/ Manual do Expositor;
- Organização da área de exposição técnica;
- Coordenação das reservas de espaços;
- Concepção, criação e decoração
de espaços;
- Apoio e supervisão nas fases de montagem e desmontagem.
Painéis para posters / Painéis de
sinalização / Panéis de secretariado
- Design e aluguer de painéis para o Secretariado, com as indicações
necessárias ao mesmo, incluindo logotipo do evento;
- Design e aluguer de painéis de sinalização para as
áreas e salas utilizadas no espaço reservado;
- Design e aluguer de painéis para exposição de posters,
com as medidas standard.